Continuïteit van uw bedrijfsvoering
Uw bedrijf laten voortbestaan is zonder twijfel de belangrijkste doelstelling. De bedrijfscontinuïteit moet bestand zijn tegen wisselende gebeurtenissen en in- en externe ontwikkelingen. Consignium helpt u in het waarborgen van de continuïteit van uw organisatie. Met het inrichten van een proces waarin potentiële bedreigingen helder beschreven worden wordt een belangrijke stap gezet. Hierna wordt, per bedreiging, beoordeeld wat de invloed is voor het bedrijf. Iedere bedreiging kan namelijk de kiem zijn voor een calamiteit of een crisis.
De adviseurs van Consignium stellen een helder en goed ingericht proces voor u samen. Dit is voor u de routing naar optimale bedrijfscontinuïteit. Met het proces heeft u een plan om effectief op te kunnen treden in geval van bedreigingen. Zo bent u voorbereid om onder onvoorziene omstandigheden adequaat en efficient te kunnen handelen. De coronacrisis is een voorbeeld van een onvoorziene bedreiging.
Brede aanpak
De bedrijfscontinuïteit kan door de maatregelen ter voorkoming van COVID-19 (mogelijk) in gevaar komen. De organisatie moet voorbereid zijn op deze calamiteit. Hierbij is een strategische en systematische aanpak belangrijk. Medewerkers, klanten en overige belanghebbenden moeten kunnen vertrouwen dat de organisatie de juiste maatregelen neemt om de schade zo veel mogelijk te beperken.
Maatregelen
Wanneer de organisatie ook tijdens een crisis, zoals de coronapandemie, haar continuïteit wil waarborgen, moeten er maatregelen genomen worden. Het is van het grootste belang om producten en diensten te blijven leveren, ook wanneer dat tot financiële schade lijdt in de nabije toekomst. Uiteraard dient financiële schade en imagoschade zoveel mogelijk beperkt te worden.
Preventieve maatregelen – hebben als doel om situaties te voorkomen die schadelijk zijn voor de bedrijfscontinuïteit
Detectieve maatregelen – worden genomen om riscio’s te herkennen en op te sporen.
Repressieve maatregelen – worden genomen om de bedreiging en eventuele (gevolg)schade te stoppen en/of te beperken.
Correctieve maatregelen – worden genomen om de reguliere bedrijfsprocessen binnen een acceptabele periode te herstellen.
Consignium ondersteunt uw organisatie op meerdere vlakken met het treffen van de juiste maatregelen. Met name de repressieve en correctieve maatregelen krijgen de komende maanden veel aandacht. Het risico van een pandemieuitbraak heeft zich immers al gemanifesteerd. Indien uw organisatie ook de naweeën van de coronacrisis ondervindt is het van belang dat u een aantal stappen doorloopt:
Klanten
Welke essentiële klanten wilt u binnen uw organisatie onder alle omstandigheden van dienst blijven. Inventariseer welke klanten voor u van belang zijn. U kunt daar een aantal motivaties voor hebben. Bijvoorbeeld een hoge marge, verplichtingen uit een Service Level Agreement (SLA) of strategisch oogpunt. Let erop dat u bij uw inventarisatie weet welke producten of diensten aan deze klanten geleverd moeten worden. Beoordeel vervolgens of u op de korte en lange termijn aan deze vraag kunt voldoen. Daarnaast maakt u een inschatting of de vraag naar bepaalde diensten of producten wel of niet toeneemt. Het is van belang om hierop te anticiperen. Doe dit door te beoordelen welke contractuele verplichtingen u heeft en welke consequenties verbonden zijn aan (het niet nakomen van) deze verplichtingen.
Personeel
Bij de inventarisatie voor het kunnen leveren van diensten en producten voor uw klanten is het belangrijk om in te schatten welke essentiële werknemers u daar voor nodig heeft. U dient hierbij rekening te houden met het feit dat, vanwege de veranderende situatie, de productiviteit van uw werknemers kan afnemen. Een nieuw personeelslid moet de productiviteit op peil houden en rekening houden met de Arbeidsomstandighedenwet. Het is belangrijk om alert te zijn op de adviezen voor bescherming van gezondheid en veiligheid. Dit voorkomt een verhoging van personeelsuitval.
ICT
De ICT-systemen die belangrijke primaire en kritische processen ondersteunen dienen te functioneren. Het is belangrijk om regelmatig te toetsen of de systemen stabiel zijn en in geval van uitval ondersteund kunnen worden vanuit een uitvallocatie. De sleutelpersonen die de kennis en kunde hebben om de systemen in de lucht te houden dienen voldoende beschikbaar te zijn. Het is aan te bevelen om bij uitval van sleutelpersonen een red envelope procedure als back-up te hebben.
Tijdens de coronapandemie bleek dat het belangrijk is om een thuiswerkvoorziening te organiseren. Het is daarom van belang om te beoordelen of de ICT-infrastructuur voldoende capaciteit heeft om op afstand te werken. Het op afstand werken kan vanuit huis of van een alternatieve locatie. Het personeel moet met behulp van doelgerichte training bekend worden in het gebruik van de voorzieningen.
Beknopt stappenplan
- Identificeer onzekerheden en risico’s door het maken van een risico-assessment. Hou hierbij rekening met oorzaken, gebeurtenissen en gevolgen.
- Breng in kaart wat de impact is van de geïdentificeerde onzekerheden.
- Monitor het overzicht van primair en kritische processen en stel de middelen veilig om deze te kunnen blijven voeren.
- Maak een inventarisatie van essentiële klanten en stel alles veilig om deze klanten te kunnen blijven bedienen, inhoudende het veilig stellen van het benodigde personeel en het beschikbaar stellen van een goede ICT-infrastructuur.
- Breng in kaart wat de impact is van de geïdentificeerde onzekerheden.
- Voer de veranderingen door waarbij u een onderscheid maakt tussen de veranderingen voor de korte termijn en de lange termijn.
- In een ideale situatie heeft u een draaiboek voor bedrijfscontinuïteit in geval van een bedreiging. Communiceer deze intern en waar nodig met stakeholders en klanten.
Met uw organisatie dient u in deze situaties flexibel te blijven. Dat betekent dat u snel kunt anticiperen op de veranderende omgeving. Daar waar het nodig is ontwikkelt u nieuwe tactieken. Maak hierbij gebruik van financiële berekeningen, veranderende situaties en nieuwe klantbehoeften.
