Bedrijfscontinuïteit

Continuïteit van uw bedrijfsvoering

Als een van de belangrijkste algemene doelstellingen van een organisatie kan de bedrijfscontinuïteit worden genoemd, het veiligstellen van de organisatie zelf. Het is in het belang van iedere organisatie dat zij ernaar streeft haar bedrijfsvoering onder wisselende gebeurtenissen en ontwikkelingen door te laten lopen en daarmee continuïteit te waarborgen. Dit wordt in de basis gedaan door een proces in te richten dat potentiële bedreigingen voor een organisatie identificeert waarna vervolgens bekeken wordt wat de impact is voor de organisatie als deze bedreigingen werkelijkheid worden. Iedere bedreiging kan zich namelijk ontwikkelen tot een calamiteit of crisis. 

Een goed ingericht proces voor bedrijfscontinuïteit biedt een kader om effectief op te kunnen treden in geval van bedreigingen. Met zo’n kader hebben we de mogelijkheid om onder onvoorziene omstandigheden goed te kunnen handelen, zoals nu – tijdens de Coronacrisis.

Brede aanpak

Wanneer de bedrijfscontinuïteit door COVID-19 (mogelijk) in gevaar komt is het van belang dat medewerkers, klanten en overige belanghebbenden erop kunnen vertrouwen dat de juiste maatregelen genomen worden om de schade zo veel mogelijk te beperken. Hierbij is een strategische en systematische aanpak belangrijk.

Maatregelen

Maatregelen dienen genomen te worden zodat de organisatie haar producten en diensten kan blijven leveren aan haar klanten ondanks dat ze getroffen is door een crisis zoals een Corona pandemie en mogelijk ook schade zal lijden in de nabije toekomst. Het beperken van financiële schade en imagoschade dient uiteraard zo veel als mogelijk beperkt te worden. 

In het algemeen geldt dat preventieve maatregelen als doel hebben om te voorkomen dat situaties zich voordoen die de bedrijfscontinuïteit kunnen schaden. Als een risico zich manifesteert zorgt een detectieve maatregel ervoor dat zo snel mogelijk bekend wordt dát een bedreiging zich voordoet. Om deze bedreiging te stoppen en eventuele (gevolg)schade te stoppen en/of te beperken treden repressieve maatregelen in werking. Correctieve maatregelen worden genomen om de reguliere bedrijfsprocessen weer binnen een acceptabele periode te herstellen. 

Consignium kan organisaties op meerdere vlakken ondersteunen in deze situaties, met het treffen van de juiste maatregelen. Met name de repressieve en correctieve maatregelen zullen de komende maanden veel aandacht krijgen binnen organisaties. Het risico van de uitbraak van een pandemie heeft zich immers al gemanifesteerd. Het van belang dat bedrijven een aantal stappen doorlopen.  

Klanten

Maak een inventarisatie en kijk welke essentiële klanten uw organisatie onder alle omstandigheden wilt blijven bedienen. Dit kunnen klanten zijn waarop uw organisatie een hoge marge behaalt, verplichtingen heeft uit een Service Level Agreement (SLA) of een klant welke u vanuit strategisch oogpunt wilt blijven bedienen. Zorg ervoor dat u weet welke producten of diensten aan deze klanten geleverd moeten worden en bekijk of u op de korte en lange termijn aan deze vraag zult kunnen voldoen. Probeer tevens in te schatten of de vraag naar bepaalde diensten of producten zal toenemen en probeer hierop alvast te anticiperen door te beoordelen welke contractuele verplichtingen u heeft en welke consequenties verbonden zijn aan (het niet nakomen van) deze verplichtingen.  

Personeel

Het is belangrijk dat in kaart wordt gebracht hoeveel, en met name ook welke essentiële werknemers nodig zijn voor het kunnen leveren van de diensten voor de klanten welke u eerder heeft geïnventariseerd. Daarnaast blijft het belangrijk dat de productiviteit van uw werknemers kan afnemen vanwege de veranderende situatie. Zorg ervoor dat u iemand aanstelt welke zorgt voor het op peil houden van de productiviteit en voldoende rekening houdt met de Arbeidsomstandighedenwet. Daarnaast blijft het belangrijk om de adviezen voor bescherming van gezondheid en veiligheid van het personeel op nauwe voet te volgen om een toename in de uitval van personeel te voorkomen. 

ICT

Toets of de systemen die gerelateerd zijn aan de primaire en kritische processen stabiel en te ondersteunen zijn vanuit een uitvallocatie. Zijn de gerelateerde sleutelpersonen voldoende beschikbaar om deze in de lucht te houden en houdt bij mogelijk uitval van sleutel personen rekening met een red envelope procedure.

Bekijk of de ICT infrastructuur voldoende capaciteit heeft om op afstand te werken, dit kan ofwel vanuit huis of van een alternatieve locatie. Belangrijk is ook om het personeel op een juiste manier te trainen in het gebruik van de voorzieningen. 

Beknopt stappenplan

  1. Identificeer onzekerheden en risico’s door het maken van risico assessment. Houdt hierbij rekening met oorzaken, gebeurtenissen en gevolgen.
  2. Breng in kaart wat de impact is van de geïdentificeerde onzekerheden 
  3. Monitor het overzicht van primair en kritische processen en stel de middelen veilig om deze te kunnen blijven voeren.
  4. Maak een inventarisatie van essentiële klanten en stel alles veilig om deze klanten te kunnen blijven bedienen, inhoudende het veilig stellen van het benodigde personeel en het beschikbaar stellen van een goede ICT infrastructuur. 
  5. Breng in kaart wat de impact is van de geïdentificeerde onzekerheden.
  6. Voer de veranderingen door waarbij u een onderscheid maakt tussen de veranderingen voor de korte termijn en de lange termijn. 
  7. In een ideale situatie heeft u een draaiboek voor bedrijfscontinuïteit in geval van een bedreiging. Communiceer deze intern en waar nodig met stakeholders en klanten.

Blijf als organisatie in deze situaties flexibel en anticipeer snel op de veranderende omgeving. Waar nodig ontwikkel nieuwe tactieken door te kijken naar financiële berekeningen, veranderende situatie en nieuwe klantbehoeften.